Jak zkrotit přeplněnou schránku: systém třídění

Máte stovky nepřečtených zpráv a pocit, že se stále něco ztrácí? Problém není ve zprávách. Problém je, že schránka nemá pravidla. Tady je systém, který se dá zavést za 1 odpoledne.

Krok 1: 3 složky stačí

Žádný složitý strom složek. Stačí 3:

• K vyřízení: vyžaduje akci.
• Čeká se: čekáte na odpověď od někoho.
• Archiv: všechno ostatní, najdete přes vyhledávání.

Další složky v podstatě nepotřebujete, zprávy se v nich navíc špatně hledají.

Krok 2: automatická pravidla

Většina zpráv se dá zpracovat automaticky:

• Newslettery a oznámení do zvláštní složky, kterou čtete 1× týdně.
• Potvrzení a faktury do archivu s označením.
• Zprávy od klíčových lidí s upozorněním.

Krok 3: pevná okna

Ne průběžně, ale 2–3krát denně. Mimo to je schránka zavřená a upozornění vypnutá. Pokud něco opravdu spěchá, zavolají vám.

Krok 4: pravidlo 2 minut

Když zpráva zabere méně než 2 minuty, vyřiďte ji hned. Jinak ji dejte do „K vyřízení“ a vraťte se k ní ve vyhrazeném čase.

Krok 5: šablony

Odpovědi, které píšete víckrát, si uložte. Stačí pár nejčastějších.

Co z toho lze předat

Třídění, odpovědi podle šablon, příprava podkladů a hlídání čekajících odpovědí. Vy dostanete krátký přehled a rozhodujete jen o tom, co vaši pozornost skutečně vyžaduje. Podrobnosti o předání schránky jsou v souboru Delegování e-mailů.

1. týden

1. Založte 3 složky a přesuňte do Archivu vše starší.
2. Nastavte 3 pravidla pro nejčastější odesílatele.
3. Vyberte si okna a držte se jich.
4. Uložte si 3 nejčastější odpovědi.

Pokud chcete schránku předat, napište mi. Na konzultaci projdeme, co z ní jde pustit.